A realidade de grande parte dos advogados é a jornada de trabalho de 12, 14, 17 horas diárias, especialmente para os cargos de gestão.
Em muitos casos, há advogados que rotineiramente iniciam seu trabalho antes mesmo de levantar da cama, e aos finais de semana, mesmo assim, com jornadas extenuantes, mantém a sensação de não estar cumprindo todas as tarefas que lhe competem.
No mais das vezes, o trabalho é feito sem rotina, sem a priorização de tarefas e sem foco. E nesse momento, onde são tantas as atribuições concomitantes, é considerada uma das qualidades de um bom gestor: a capacidade de ser multitarefa.
Multitarefa ou supertaskers é a pessoa que pode se concentrar em várias tarefas ao mesmo tempo, e é comum alguns profissionais inclusive colocarem nos seus currículos essa “aptidão”.
Entretanto, segundo pesquisa da Universidade de Utah, nos Estados Unidos, só 2,5% das pessoas no mundo são capazes de levar adiante mais de uma tarefa por vez, as demais 97,5% terão dificuldade em atuar simultaneamente em mais de uma tarefa e com isso, terão problemas de produtividade.
Esse resultado é confirmado em uma pesquisa de 2001, feita por Joshua Rubinstein, Jeffrey Evans e David Meyer e que se mantem como referência quando tratamos do tema da produtividade: no estudo feito com jovens adultos, os pesquisadores propuseram diferentes tarefas de diferentes níveis de complexidade aos participantes, e constataram que todos perderam tempo ao alternarem de uma tarefa para outra, tempo esse que aumentou conforme a complexidade dessa tarefa.
Tal fato ocorre porque o cérebro não se concentra em mais de uma coisa por vez. O que há é uma capacidade de alternar entre as tarefas, dando a falsa impressão de fazer mais de uma coisa por vez.
Mas a verdade é que a cada troca de tarefa, o cérebro precisa gastar mais energia e tempo para reconectar-se à anterior ou assumir nova ocupação. Pesquisas apontam que uma pessoa que desvia o foco da tarefa em execução, perde em média, aproximadamente 25 minutos para retomar ao mesmo grau de atenção anterior.
Assim temos duas palavras chaves para ter #produtividade:
Exatamente, estas são as duas premissas para aumentar a produtividade.
O foco é comprovadamente a melhor forma de garantir a produtividade, ou seja, que a tarefa seja cumprida de forma célere e eficiente, evitando erros, superficialidades e revisões. Dessa forma, ao iniciar uma tarefa, bloqueie interrupções, distrações:
Desligue o telefone ou desvie as ligações para outra pessoa;
Não atenda a equipe ou colegas para tirar dúvidas;
Desligue as notificações de programas e aplicativos.
Já a organização é necessária para que você consiga ater-se às prioridades, delegar tarefas, e cumprir pontualmente os compromissos.
Dentro de organização é imprescindível planejar as tarefas com antecedência, adequá-las ao tempo disponível, de acordo com as prioridades e, já avaliando o que realmente você precisa fazer ou deve ser delegado - portanto, uma agenda é sua prioridade! Uma dica é a agenda eletrônica e em nuvem, para que você tenha acesso a ela a qualquer tempo, em qualquer lugar, através do computador, tablets ou smartphones.
Outra importante ação é manter o maior número de ações possíveis dentro de uma rotina, já que esta é uma ótima maneira de economizar energia para o cérebro. Mantenha portanto fluxos e procedimentos de trabalho claros e objetivos.
E ainda, mantenha sua mesa organizada, evite papeis espalhados que podem esconder um documento importante ou uma tarefa pendente. Digitalize o que for possível, mantenha o seu ambiente e sua mente organizados e limpos.
Para conseguir colocar isso em prática, aumentando sua produtividade pergunte-se:
O QUE ME MOTIVA?
Essa é a pergunta que você precisa responder todos os dias a fim de conseguir organizar sua rotina, a organização é um hábito, uma nova forma de ver suas prioridades, uma nova cultura.
Você deve colocar em evidência as tarefas que agregam valor para você e comemorar a conclusão de cada passo.
O grande obstáculo que a maioria das pessoas enfrenta e o gestor jurídico sofre muito com isso, é o desperdício de tempo com tarefas circunstanciais ou emergenciais, deixando de lado o que é realmente importante na sua rotina.
Uma ferramenta para diagnosticar essa armadilha é a Matriz de Eisenhower. Veja como utilizar em https://www.linkedin.com/posts/daniellealves-gestaolegal_essa-%C3%A9-%C3%A9-uma-matriz-para-gest%C3%A3o-de-tempo-activity-6760641266851082240-Xk2b
Classifique suas atividades e empenhe-se no que é IMPORTANTE e faz seu coração cantar! Dessa forma será mais fácil vencer as muitas tarefas do dia, sentir-se realizado e aproveitar melhor seu tempo.
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